В данном документе описаны сценарии работы и настройки с модулем «Рабочее место кассира».  Сценарии основаны на бизнес-процессах отеля, но могут быть применены и для комплексов другой направленности (бани, сауны, бильярд).

Если в отеле существует несколько категорий номеров (например «Люкс» и «Стандарт»), то эти категории необходимо завести в справочнике категорий.

Сценарий 1. Создание категорий номеров.

1.     Запустите административный модуль системы.

2.     Перейдите «Администратор» - «Справочники» - «Классификатор».

3.     Выберите категорию «Услуги».

4.     Нажмите «Создать». Откроется форма создания новой категории.

5.     Укажите Название - «Отель».

6.     В поле Описание можно указать любую информацию описательного характера.

7.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

8.     Новая подкатегория появится в дереве классификатора.

Далее создадим подкатегории, которые будут соответствовать категориям номеров представленных в отеле («Люкс» и «Стандарт»).

9.     Выберите созданную ранее категорию «Отель» и нажмите «Создать».

10.    В открывшейся детальной форме укажите Название – «Люкс».

11.    Нажмите «Сохранить и закрыть».

12.    Созданная категория появится в дереве классификатора.

13.  Описанным выше способом создайте подкатегорию «Стандарт» в категории «Отель».

Далее создадим отдельную подкатегорию для суточных тарифов.

14.    Выберите созданную ранее категорию «Люкс» и нажмите «Создать».

15.    В открывшейся детальной форме укажите Название – «Суточные».

16.    Нажмите «Сохранить и закрыть».

17.    Созданная категория появится в дереве классификатора в подкатегории «Люкс».

18.    Проделайте шаги 13-16 для создания подкатегории «Суточные» в категории «Стандарт».

Далее необходимо создать места проведения (номера).

Сценарий 2. Создание номеров отеля.

1.     Пройдите «Администратор» - «Справочники» - «Места проведения».

2.     Нажмите «Создать». Откроется форма создания нового места проведения.

3.     Укажите в поле Название - «Номер люкс №1».

4.     Укажите в поле Тип - «Номер».

5.     Выберите цвет для отображения в расписании  броней на рабочем месте кассира.

6.     Укажите порядок, в котором будет отображен данный номер в расписании. Порядок начинается от 0. Укажите 1.

7.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

8.     Нажмите «Создать». Откроется форма создания нового места проведения.

9.     Укажите в поле Название - «Номер люкс №2».

10.     Выберите цвет для отображения в расписании  броней на рабочем месте кассира. Выберите тот же цвет, что и для номера люкс №1.

11.    Укажите порядок, в котором будет отображен данный номер в расписании равным 2.

12.    Нажмите «Сохранить и закрыть».

13.    Нажмите «Создать». Откроется форма создания нового места проведения.

14.    Укажите в поле Название - «Номер стандарт №1».

15.     Выберите цвет для отображения в расписании  броней на рабочем месте кассира. Выберите цвет отличный от указанного для номеров люкс.

16.     Укажите порядок, в котором будет отображен данный номер в расписании. Укажите 3.

17.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

17.     Нажмите «Создать». Откроется форма создания нового места проведения.

18.     Укажите в поле Название - «Номер стандарт №2».

19.     Выберите цвет для отображения в расписании  броней на рабочем месте кассира. Выберите тот же цвет, что и для номера стандарт №1.

20.     Укажите порядок, в котором будет отображен данный номер в расписании. Укажите 4.

21.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

Созданные номера появятся в списке мест проведения.

Следующий сценарий описывает создание почасового тарифа для созданного ранее номера люкс №1.

Сценарий 3. Создание почасового тарифа.

1.     Пройдите «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)».

2.     Выберите в классификаторе «Услуги» - «Отель» - «Люкс».

3.     На вкладке «Главная» под кнопкой «Создать» нажмите стрелочку вниз, для появления списка вариантов создания услуг, абонементов и тарифов. В данном списке выберите «Услуга».

4.     Укажите:

- Название – «Номер люкс №1»

- Ед. – «ч».

- Тип активации – «При продаже».

- Тип срока действия – «Без ограничения».

- Цена – укажите 100.

5.     На вкладке Места проведения, нажмите кнопку создать. В появившемся окне выберите созданное ранее место проведения «Номер люкс №1». Нажмите в этом окне на вкладке «Главная» кнопку «Сохранить и закрыть».

6.     На вкладке Дополнительно:

- Проставьте галочку Обязательна предварительная запись.

- Проставьте галочку Использовать расчетный час. Данный признак следует указывать, если в отеле существует расчетный час, т.е. клиент должен освободить номер в определенное время.

-  Расчетный час – укажите 10:00

- Минимальное количество (часы) – укажите 2. Данное поле указывает, на какое минимальное время можно забронировать номер.

- Максимальное количество человек – укажите 4. Данное поле указывает, сколько человек максимально может проживать в номере без дополнительной оплаты.

7.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

8.     Аналогичным способом создайте почасовой тариф для второго номера люкс и в категории «Стандарт» создайте почасовые тарифы для номеров стандартного типа. Не забывайте указывать соответствующие места проведения.

Созданные номера появятся в списке доступных услуг, в соответствующих категориях.

Создание суточного тарифа для номера аналогично созданию почасового тарифа, за исключением единиц измерения.

Сценарий 4. Создание суточного тарифа.

5.     Пройдите «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)».

6.     Выберите в классификаторе «Услуги» - «Отель» - «Люкс» - «Суточные».

7.     На вкладке «Главная» под кнопкой «Создать» нажмите стрелочку вниз, для появления списка вариантов создания услуг, абонементов и тарифов. В данном списке выберите «Услуга».

8.     Укажите:

- Название – «Номер люкс №1 (сутки)».

- Ед. – «сут».

- Тип активации – «При продаже».

- Тип срока действия – «Без ограничения».

- Цена – укажите 1000.

9.     На вкладке Места проведения, нажмите кнопку создать. В появившемся окне выберите созданное ранее место проведения «Номер люкс №1». Нажмите в этом окне на вкладке «Главная» кнопку «Сохранить и закрыть».

10.    На вкладке Дополнительно:

- Проставьте галочку Обязательна предварительная запись.

- Проставьте галочку Использовать расчетный час. Данный признак следует указывать, если в отеле существует расчетный час, т.е. клиент должен освободить номер в определенное время.

- Расчетный час – укажите 10:00

- Минимальное количество (часы) – указывать не надо.

- Максимальное количество человек – укажите 4. Данное поле указывает, сколько человек максимально может проживать в номере без дополнительной оплаты.

11.   Нажмите «Сохранить и закрыть».

12.   Аналогичным способом создайте суточный тариф для второго номера люкс и в категории «Стандарт» создайте суточные тарифы для номеров стандартного типа. Не забывайте указывать соответствующие места проведения.

Созданные номера появятся в списке доступных услуг, в соответствующих категориях.

Далее необходимо связать почасовые тарифы с суточными. Делается это для последующей возможности автоматического выбора соответствующего тарифа, при создании брони на рабочем месте кассира. Для связывания тарифов нужно для почасового тарифа в качестве связанной услуги указать суточный тариф, а для суточного тарифа в качестве связанной услуги указать почасовой тариф.

Сценарий 5. Связывание почасового и суточного тарифа для номера «Номер люкс №1».

1.     Пройдите «Администратор» - «Номенклатура» - «Услуги» - «Отель» - «Люкс».

2.     Выберите созданный ранее почасовой тариф «Номер люкс №1». Откройте детальную форму тарифа, два раза щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

3.     Перейдите на вкладку «Дополнительно».

4.     В поле «Связанная услуга» укажите ранее созданный тариф «Номер люкс №1 (сутки)».

5.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

6.     Выберите созданный ранее тариф «Номер люкс №1 (сутки)». Откройте детальную форму тарифа, два раза щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

7.     Перейдите на вкладку «Дополнительно».

8.     В поле «Связанная услуга» укажите ранее созданный тариф «Номер люкс №1 (почасовой)».

9.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

10.    Аналогично свяжите почасовые и суточные тарифы для остальных номеров.

Для того чтобы номера появились в списке доступных для бронирования на рабочем месте кассира, необходимо ввести некоторые настройки.

Сценарий 6. Показ номеров для бронирования на рабочем месте кассира.

1.     Пройдите «Администратор» - «Справочники» - «Классификатор» - «Услуги» - «Отель».

2.     Откройте детальную форму категории «Люкс» два раза щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

3.     Укажите:

- Показывать в разделе ­­- выберите «Показывать в бронировании».

- На вкладке Терминал

- Поставьте галочку в поле Показывать на верхнем уровне в терминале.

- Цвет на терминале – укажите цвет, которым будет окрашена кнопка с названием категории на рабочем месте кассира.

- нажмите кнопку «Привязать» (зеленый «+»).

- В появившемся окне выберите «Рабочее место кассира».

4.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

5.     Проделайте шаги 2-4 для категории «Стандарт».

6.     Закройте административный модуль программы.

7.     Запустите модуль рабочее место кассира.

8.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

9.     Номера категорий «Люкс» и «Стандарт» появились в списке доступных для бронирования.

Следующий сценарий показывает порядок оформления брони на номер по почасовому тарифу.

Сценарий 7. Бронирование номера «Номер люкс №1».

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

3.     Откройте категорию «Люкс».

4.     Выберите номер «Номер люкс №1».

5.     В календаре можно выбрать дату бронирования. Оставьте текущую.

6.     В информационной панели будет показан номер, выбранный для бронирования и дата бронирования.

7.     Нажмите кнопку «Бронировать». Откроется форма бронирования.

8.     В поле «Сведения о клиенте» введите необходимые данные (паспорт, имя, телефон и.т.д.).

9.     Укажите время начала брони.

10.    При необходимости измените время окончания брони. Время окончания проставляется автоматически и равно Текущее время + Минимальная длительность брони (указывается в настройках тарифа, как показано выше).

11.    Нажмите «Сохранить и оплатить». Примечание: если оплата не вносится непосредственно в момент оформления брони (бронирование по телефону), то необходимо нажать кнопку «Сохранить». Если не указана дополнительная информация или время начала меньше текущего или на данное время существует бронь, будет выдано предупреждение.

12.    Будет сформирован «Электронный чек» (правая часть экрана) с указанием названия тарифа для номера, длительности бронирования и стоимости брони.

13.    Для печати фискального чека и завершения оформления брони необходимо нажать кнопку «Оплата». Появится окно расчета с клиентом.

14.    Если оплата происходит наличными, то необходимо указать сумму, вносимую клиентом (если она отличается от стоимости брони). При этом автоматически будет рассчитана сдача. Далее необходимо нажать кнопку «Оплата наличными». Будет распечатан фискальный чек.

15.    В случае если оплата была произведена с помощью карты и необходимо просто зафиксировать факт оплаты, нужно нажать кнопку «Безнал». Будет распечатан чек, в котором будет указано, что оплата произведена с карты.

16.    Бронь появится в списке броней по данному номеру.

Далее описан сценарий бронирования номера на сутки. Для бронирования по суточному тарифу достаточно в форме бронирования проставить галочку «Сутки»

Сценарий 8. Бронирование номера «Номер стандарт №1» по суточному тарифу.

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

3.     Откройте категорию «Стандарт».

4.     Выберите номер «Номер стандарт №1».

5.     В календаре можно выбрать дату бронирования. Оставьте текущую.

6.     В информационной панели будет показан номер, выбранный для бронирования и дата бронирования.

7.     В поле «Сведения о клиенте» введите необходимые данные (паспорт, имя, телефон и.т.д.).

8.     Проставьте галочку «Сутки».

9.     Укажите количество суток – 1.

10.    Укажите время начала брони. Обратите внимание на то, что время окончания брони будет ограничено расчетным временем (в нашем случае 10:00 утра).

11.    Нажмите «Сохранить и оплатить». Примечание: если оплата не вносится непосредственно в момент оформления брони (бронирование по телефону), то необходимо нажать кнопку «Сохранить». Если не указана дополнительная информация или время начала меньше текущего или на данное время существует бронь, будет выдано предупреждение.

12.    Будет сформирован «Электронный чек» (правая часть экрана) с указанием названия тарифа для номера, длительности бронирования и стоимости брони.

13.    Для печати фискального чека и завершения оформления брони необходимо нажать кнопку «Оплата». Появится окно расчета с клиентом.

14.    Если оплата происходит наличными, то необходимо указать сумму, вносимую клиентом (если она отличается от стоимости брони). При этом автоматически будет рассчитана сдача. Далее необходимо нажать кнопку «Оплата наличными». Будет распечатан фискальный чек.

15.    В случае если оплата была произведена с помощью карты и необходимо просто зафиксировать факт оплаты, нужно нажать кнопку «Безнал». Будет распечатан чек, в котором будет указано, что оплата произведена с карты.

16.    Бронь появится в списке броней по данному номеру.

Кассир в любое время может просмотреть информацию как о конкретной броне, так и обо всех бронях в целом.

Сценарий 9. Просмотр информации о конкретной броне.

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

3.     Откройте категорию «Стандарт».

4.     Выберите номер «Номер стандарт №1».

5.     В списке броней будет показана созданная ранее бронь.

6.     Дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Откроется окно с детальной информацией о выбранной броне.

Сценарий 10. Просмотр информации о всех бронях.

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

3.     Нажмите кнопку с изображением календаря в правом нижнем углу, под списком броней. Откроется окно с календарем, в котором будут доступны для просмотра все брони по номерам.

4.     Для просмотра броней за определенную дату, необходимо выбрать ее в календаре справа.

5.     Для изменения временных интервалов (шкала слева) необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по данной шкале и выбрать нужный интервал.

6.     Для изменения режима просмотра календаря (по умолчанию в виде текущего дня), нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по данной шкале и в строке меню «Изменить вид» выбрать нужный вид. Выберите вид «График».

7.     Вид календаря изменится.

8.     Для возврата на вкладку «Бронирование» нажмите кнопку «Закрыть».

Сценарий 11. Просмотр информации о бронях в административной программе.

1.     Запустите административный модуль программы.

2.     Перейдите «Администратор» - «Аренды» - «Аренда гостиницы».

3.     В появившемся окне представлена информация о бронях в виде календаря. Работа с календарем аналогична работе с таким календарем на рабочем месте кассира, как описано выше.

При создании тарифов для номеров нами было указанно максимальное количество человек, которое может проживать в номере без дополнительной оплаты. Если существует возможность подселения дополнительных людей за отдельную плату, необходимо создать тариф для оплаты дополнительного человека и указать его в тарифе на номер.

Сценарий 11. Создание тарифа для оплаты дополнительного клиента.

1.     Запустите административный модуль системы.

2.     Перейдите «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)» - «Тарифы» - «Тарифы для оплаты дополнительного клиента».

3.     На вкладке «Главная» нажать стрелочку под кнопкой «Создать» и выбрать в выпадающем списке «Тариф для оплаты дополнительного клиента».

4.     В открывшейся форме, укажите:

- Наименование – «Тариф для оплаты доп. клиента в номерах «Стандарт»»

- Цена – 100р

5.     Нажмите «Сохранить и закрыть». Тариф появится в списке тарифов.

6.     Аналогичным образом создайте тариф для оплаты дополнительного клиента в номерах типа «Люкс».

Далее необходимо указать созданный тариф для тарифа по номеру.

7.     Откройте «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)» - «Услуги» - «Отель» - «Стандарт».

8.     Откройте детальную форму тарифа «Номер стандарт №1» щелкнув по нему два раза левой кнопкой мыши.

9.     На вкладке «Дополнительно» в списке «Тарифы для оплаты дополнительного клиента» нажмите «Создать» (кнопка с изображением листа бумаги).

10.    В открывшемся окне укажите созданный ранее тариф для оплаты дополнительного клиента.

11.   Нажмите «Сохранить и закрыть».

                       Далее необходимо создать тариф для оплаты дополнительного клиента для суточных тарифов.

12.    Перейдите «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)» - «Тарифы» - «Тарифы для оплаты дополнительного клиента».

13.    На вкладке «Главная» нажать стрелочку под кнопкой «Создать» и выбрать в выпадающем списке «Тариф для оплаты дополнительного клиента».

14.    В открывшейся форме, укажите:

- Наименование – «Тариф для оплаты доп. клиента в номерах «Стандарт» (сутки)»

- Цена – 300р

15.     Нажмите «Сохранить и закрыть». Тариф появится в списке тарифов.

16.     Аналогичным образом создайте тариф для оплаты дополнительного клиента в номерах типа «Люкс» для суточных тарифов.

Далее необходимо указать созданный тариф для суточного тарифа по номеру.

17.     Откройте «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)» - «Услуги» - «Отель» - «Стандарт» - «Суточные».

18.     Откройте детальную форму тарифа «Номер стандарт №1 (сутки)» щелкнув по нему два раза левой кнопкой мыши.

19.     На вкладке «Дополнительно» в списке «Тарифы для оплаты дополнительного клиента» нажмите «Создать» (кнопка с изображением листа бумаги).

20.     В открывшемся окне укажите созданный ранее тариф для оплаты дополнительного клиента при суточном тарифе.

21.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

Примечание: для каждого тарифа по номеру можно указать несколько тарифов для оплаты дополнительного клиента. В дальнейшем при оплате дополнительного клиента существует возможность выбора нужного тарифа.

Данный сценарий описывает порядок действий для оплаты дополнительного клиента, для созданной ранее брони.

Сценарий 12. Оплата дополнительного клиента для брони.

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

3.     Откройте категорию «Стандарт».

4.     Выберите номер «Номер стандарт №1».

5.     В списке броней будет показана созданная ранее бронь.

6.     Дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Откроется окно с детальной информацией о выбранной броне.

7.     В поле «Кол-во человек» увеличьте количество на 1. Станет доступной кнопка «Оплатить доп. Клиента». Нажмите ее.

8.     В открывшемся окне укажите тариф для оплаты дополнительного клиента и длительность его пребывания в номере.

9.     Нажмите кнопку «Оплата».

10.    Информация об оплате по выбранному тарифу будет указана в электронном чеке.

11.    Для завершения оплаты нажмите кнопку «Оплата» и выберите способ оплаты.

Для поддержки возможности продления существующей брони необходимо создать и указать для тарифа, тариф для оплаты продления брони.

Сценарий 13. Создание тарифа для продления существующей брони.

1.     Запустите административный модуль системы.

2.     Перейдите «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)» - «Тарифы» - «Тарифы для оплаты продления услуги».

3.     На вкладке «Главная» нажать стрелочку под кнопкой «Создать» и выбрать в выпадающем списке «Тариф для оплаты продления услуги».

4.     В открывшейся форме, укажите:

- Наименование – «Продление номеров «Люкс»».

- Ед. – «ч».

- Цена – 120р.

5.     Нажмите «Сохранить и закрыть».

6.     Созданный тариф появится в списке тарифов.

Далее необходимо указать созданный тариф в качестве тарифа для продления для тарифов номеров «Люкс».

7.     Откройте «Администратор» - «Номенклатура» - «Товары и услуги (по категориям)» - «Услуги» - «Отель» - «Люкс».

8.     Откройте детальную форму тарифа «Номер люкс №1» щелкнув по нему два раза левой кнопкой мыши.

9.     На вкладке «Дополнительно» в поле «Тариф для оплаты продления услуги» выберите созданный ранее тариф.

10.    Нажмите «Сохранить и закрыть».

11.    Аналогичным образом создайте тарифы для суточных тарифов.

Ниже приводится порядок действий для продления, созданной ранее брони на рабочем месте кассира.

Сценарий 14. Продление брони.

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

3.     Откройте категорию «Люкс».

4.     Выберите номер «Номер люкс №1».

5.     В списке броней будет показана созданная ранее бронь.

6.     Дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Откроется окно с детальной информацией о выбранной броне.

7.     Нажмите кнопку «Продлить».

Примечание: данная кнопка доступна только в случае если бронь была оплачена.

8.     Откроется окно продления брони.

9.     В поле «Тариф» можно выбрать продление по минутам и продление по часам. При использовании программы в отеле необходимо выбирать «Продление на час» (продление по минутам используется, например для бильярда). Выберите «Продление на час».

10.    Нажмите кнопку «Сохранить и оплатить».

11.    Информация об оплате появится в электронном чеке.

12.    Для завершения оплаты нажмите кнопку «Оплата».

13.    Завершите оплату, выбрав нужный способ оплаты.

14.    Продление брони появится в списке броней. В столбце «Продление» проставлена галочка, которая указывает на то, что данная бронь является продлением ранее созданной брони.

В ситуации, когда клиент раньше времени освобождает забронированный номер, необходимо остановить данную бронь, чтобы иметь возможность оформить новую бронь, без простоя номера.

Сценарий 15. Преждевременная остановка брони.

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Перейдите на вкладку «Бронирование».

3.     Откройте категорию «Стандарт».

4.     Выберите номер «Номер стандарт №1».

5.     В списке броней будет показана созданная ранее бронь.

6.     Выделите ее, щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

7.     Нажмите кнопку в виде креста на красном круге в правом нижнем углу, под списком броней.

8.     Появится окно с подтверждением остановки брони.

9.     Нажмите кнопку «Да».

10.    Бронь будет остановлена. Автоматически откроется детальная форма по выбранной броне. Закройте ее.

11.    В списке броней для текущей брони будет указан признак «Стоп», указывающий на то, что бронь была остановлена досрочно.

Кассовая смена открывается автоматически при первой продаже. Закрывать смену необходимо кассиру.

Сценарий 16. Закрытие кассовой смены.

1.     Запустите модуль рабочее место кассира.

2.     Щелкните в центре экрана правой кнопкой мыши.

3.     В появившемся меню выберите «Закрыть смену (распечатать Z-отчет)».

4.     Появится окно с требованием подтверждения закрытия смены.

5.     Нажмите «Ок».

6.     Смена будет закрыта. Будет распечатан Z-отчет.

Примечание: кассовая смена не должна быть открыта более 24 часов, иначе распечатывать Z-отчет придется через программу для обслуживания фискального регистратора. Для печати X-отчета (отчета без гашения), необходимо в том же контекстном меню выбрать «Распечатать Х-отчет».

Информация о кассовых сменах доступна для просмотра через административный модуль системы.

Сценарий 17. Просмотр информации о кассовой смене в административной программе.

1.     Запустите административный модуль системы.

2.     Пройдите «Администратор» - «Деньги» - «Кассовые смены».

3.     В верхней части окна выберите интересующую смену.

4.     В данном окне отображается общая информации о кассовой смене (дата открытия, закрытия, кто открыл, суммарная выручка и.т.д.).

5.     В нижней части окна отображается детальная информация о выбранной смене.

6.     На вкладке «Чеки» доступен список продаж, совершенных за данную кассовую смену.

7.     На вкладке «Приходные ордера» указаны приходные ордера, сформированные при закрытие смены.

8.     Вкладка «Общее» дублирует информацию с верхней части окна.

9.     Вкладка «Продажа» содержит список продаж по позициям за смену.